タスクの効率化させ、質を落とさない4つの方法!

2021年3月2日

残業をしている男性

管理人「ミヤ」はWebサイト管理者5年目に突入するのですが、この仕事ってタスクが膨大なんですよ。

メールの確認、資料作成、サイト更新、顧客折衝など多岐に渡ります。

マルチタスク能力は全くないので、社会人1年目はタスクを膨大に溜めてまい、上司からお叱りを受けることがほとんどでした。皆さまもこんな経験はありませんか?

フリーランスになった節目に自分の仕事のやり方は今まで正しかったのかを考えるようになり、どうすればタスクの質を落とさないでできるのか、経験から出た答えはたった4つのことだったのです。

こんな方におすすめ

  • 仕事量が多く、毎日残業。早く帰れたためしがない
  • 業務量が多すぎて、いつも期日までに遅れてしまう
  • 時々自分が何をしているのかわからなくなる

※2021年1月16日に公開した記事ですが、リライト記事に必要な文言等を追記、その他の部分も修正して2021年3月2日に再度公開しました。

方法1:1日のタスクをリスト化する

手書きのメモ帳、Excelなどなんでも良いです。

忙しくなる時だからこそ、まず仕事を始める前にタスクはリスト化しておきましょう。その際、今日何時までにやるのか、マストなのか、お手すきで大丈夫なのかを整理して、リスト化しておくことが重要です。

僕はこんな感じにまとめてます

  • ○○さんに資料確認依頼(お昼12時まで)→マスト
  • 月次運用ミーティング(15:00- 203会議室)→マスト
  • ××社向けサイト更新(18時まで)
  • 12月分顧客整理→手が空いたら

誰にも見せるわけではないので、自分が分かれば体裁は何でも良いです。

ただ、期限や優先度が整理できていなかったり、何を書いたのか分からなくなることにならないように注意しましょう。

方法2:タスクはむしろ丁寧にやり、入念な確認をする

早く終わらせようとして、スピードばかり上げることを意識してしまい、最後になってミスが発覚してしまったということはありがちなパターンです。

定常時の作業でも、イレギュラーの時でも、業務フローに沿ったやり方なのか確認しながら、作業する必要があります。

実は最も作業工数が発生するのはミスの後始末です。大きなミスであればあるほど、後始末に加えて、上司に報告、始末書作成などもっとやることが増えていきます。

早く終わらせようとして、フローを省略してしまい、予定の倍以上の工数になりかねないのです。(これは僕がやりがちなパターンですねw)

僕の上司はよく「後で3時間の無駄を発生するくらいなら、1分の手間をかける」と口にしておりました。

ミスを後始末するくらいなら、起こる前に一手間かけても全然大丈夫なのです。

方法3:5分以内で終わるタスクは先にやる

共有事項のメール送信、案件の確認、課題のステータス変更に5分以上かかりますか?むしろすぐ終わりますよね。

こういうタスクは忘れやすい上、やり忘れると重大な問題に発展する場合が多いので、先に片づけておくべきです。

先に5分以内で終わるタスクを片づけておくと、後から時間がかかるタスクに全集中できます。(あ、別に鬼滅の刃を意識したわけじゃないですよw)

方法4:作業進捗はチームに共有、相談する

最も重要なことかなと思います。

「○○の案件は××さんしか分からないから今日は作業が進まない」

よくこういう話を聞きませんか?

僕自身も何度も経験しておりますし、そういう人をたくさん見てきました。

自分だけ抱え込み、膨大な作業が積りに積り、首が回らなくなったなんてことになったらとんでもないことになります。

大手企業みたく組織的に作業の分業化が整っていれば問題ないですが、中小企業とベンチャー企業は人手が足りないので、ついやっていまうのです。

能力が高すぎるスーパーマンであれば話は別ですが、自分は至って普通だという方は同僚にどんな些細なことでも正直に話し、相談しましょう。

逆に同僚が困っていれば、自ら手を差し伸べることによって「Win-Win」の関係が築けるかもしれません。

4つの方法を心がけ、タスクの質を上げよう

  • 1日のタスクをリスト化する
  • タスクはむしろ丁寧にやり、入念な確認をする
  • 5分以内で終わるタスクは先にやる
  • 作業進捗はチームに共有、相談する

今回記事でまとめたのは、上記4点です。必ずしも絶対的な正解ではないですが、タスクをうまくこなせない人はどれか1つだけでも良いので、実践してみてはいかがでしょうか?

少なくとも僕はタスクの質を上げる4点を心がけていることで、新卒の時よりはタスクを整理できるようになりました。ただ、意識が薄れてしまう時もあるので、それは注意していきたいですね。