【新卒社員は必見!】相手を不快にさせない”ビジネス枕詞”

メールの返信内容を考える男性

新卒社員は特に苦労されるかもしれませんが、メールのやり取りって難しくありませんか?

送り方ひとつで相手の印象も変わりますし、変なメールを送ったら怒られますよねw

新入社員研修とかでメールの送り方を丁寧に教えている企業もあるみたいですが、実践で使ってみないとなかなか身に着かない気がします。

特に重要になってくるのが、「ビジネス枕詞」です。

これを付けるか付けないかで大分印象が変わります。

今回はメールコミュニケーションで重要な「ビジネス枕詞」について説明をしておきます。

こんな方におすすめの記事です。
  • メールを送るのが苦手
  • 枕詞を使え!と上司に怒られたがよく分からない
  • 適切なメールを送るにはどのような表現が良いかあらかじめ抑えておきたい

ビジネス枕詞とは?

突然ですが、皆さんどちらのメッセージの方が好感を持ちますか?

例文A

期日は月曜日です。

ご対応宜しくお願い致します。

例文B

お忙しいところ恐れ入りますが、期日は月曜日までとさせてください。

ご対応宜しくお願い致します。

断然、例文Bですよね。

ビジネス枕詞というのは、本題に入る前に一言置いて口調を柔らかくする言葉のことを言います。

この例文の場合、例文Bでは「お忙しいところ恐れ入りますが」という一言を加えておりますね。

内容にどちらも差異はありませんが、この言葉を加えるか加えないかで相手に伝わる印象は違うのです。

例文Aでは冷たい印象を持たれてしまうのですが、例文Bでは少なからず相手のことを気遣っている印象にみられるかと思います。

ビジネス枕詞の一覧と具体例

おかげさまで

協調性を重んじているイメージを持たせるときに使います。

例えば、プロジェクトが無事成功したとき、何かに協力してもらったときには必須です。

●●様のお力添えがあり、おかげさまで無事完了することができました。

残念ながら~

就職活動のお祈りメールテンプレートみたいな言葉ですねw

何かの失敗したときや、相手方の希望条件に一致しなかったときには必ず使う言葉です。

様々な場面で使うので、覚えておきましょう。

残念ながら、ご希望に添えない結果となりました。

大変申し上げにくいのですが

やんわり断るときに使います。これは相手の失望を緩和させますので、非常に重要です。

例えば、提案を断るときに、「御社の提案はダメです。不採用です。」と言われれば相手はどう思うでしょうか?

その一言だけで、自分自身だけではなく、会社自体のイメージが悪くなってしまいます。

ですので、何かを断るときはこの言葉を意識してみてください。

例文

大変申し上げにくいのですが、御社の提案は不採用となりました。

ごもっともだと存じますが~

「言いたいことはわかるけど」を丁寧にした感じで、反対意見を述べる場合に使います。

これは相手を尊重した上で、やんわりと異論を唱えるという順番になっているのがポイントです。

メールだけではなく、ディスカッションでも使う場面が多いでしょう。

例文

ごもっともだと存じますが、私はこのように考えております。

ご心配かもしれませんが~

これはポジティブに表現するときに使いますね。

例えば、提案をする時に使ってみると良いでしょう。

例文

ご心配かもしれませんが、弊社の商品は品質が最高級であります。

恐縮ですが、恐れ入りますが、

様々な場面で使う万能表現と思って良いでしょう。

休暇を申請するとき、退職するとき、何かを催促する場合に使います。

例文

私事で大変恐縮ですが、今月いっぱいで退職となりました。

重ね重ね恐縮ですが、資料の件はいかがでしょうか?

お忙しいところ大変恐縮ですが、ご対応のほどよろしくお願い致します。

ビジネス枕詞は重要!ただし使い過ぎには注意しよう!

今回ご紹介した"ビジネス枕詞"はどの場面でも使うことが多く、非常に重要です。

ですが、使い過ぎには注意です!

まぁ極端な話ですが、いつも冒頭に「恐縮ですが」ばかりを入れるのは不自然でしょう。

意識し過ぎず、自然な形で使えるように文章を書く練習をすると良いでしょう。