メールの作成が苦手！分かりやすいメール文の構成と表現方法
学生だろうが、社会人5年目だろうが、常に必要になってくる「メール」。
管理人ミヤもなのですが、メールを作るのが苦手な方が多いようです。
ですので、メールを作る人が上手な人からどのようなメールを送っているのかを、いちWeb系のライターとして研究してみました。
そこで気づいたのですが、構成と表現がやっぱり分かりやすいんですよね。
今回はメールを作る上で非常に大切なメール構成と表現について解説をしていきたいと思います。
- メールを送るのがそもそも苦手
- メールのやり取りで認識齟齬が起きる
- どのようなメールを作ればが分かりやすいのかいまいちわからない
メールの基本的な構成を理解する
まずは構成についてです。以下の例を見てください。
- タイトル
- 宛先
- 送り先の名前(●●様など)
- 簡単な挨拶と送り主の名前(お世話になっております。。××です。)
- 本文
- 締めの挨拶(以上、よろしくお願いいたします。)
- 署名
基本的な構成は大体こんなものでしょう。
これはどんなメールを作る際もよほどの例外がない限り、型を崩すことはないと思います。
メールを作るときはどのような構成だったかたを今一度考えてみて、下書きすると良いでしょう。
特に署名は忘れがちなので、注意が必要です！
【】や箇条書き、改行を使い分けて表現する
百聞は一見にしかずとも言いますので、まずは例文からお見せします。
※住所や郵便番号はすべて架空のものです。
タイトル：【ご確認依頼】●●プロジェクトについて資料の送付
××株式会社 田中様
お世話になっております。
●●株式会社 ミヤです。
表題にある通り、●●プロジェクトについて資料を送付させて頂きました。
添付資料は以下となります。
・●●プロジェクトの資料
・●●プロジェクトの顧客動向
ご確認の程どうぞよろしくお願いいたします。
——————————
ミヤ 健治
●●株式会社 第二営業部
〒888-9999 東京都足立区金間3-0-7
TEL：03-0978-7777 FAX：03-7777-3909
——————————
例題は資料送付のメールですが、メール文の基本的な構成に沿った形で作ってみました。
表現のポイントは以下の3点です。
- 【】で区切りをつけている→タイトル
- 読みやすいように改行をそれぞれ付ける→本文全体
- 箇条書きを加える→資料名の記載部分
要はタイトルで【】を付け何の依頼なのかを明確にし、所々に改行を加えて、ポイント部分は箇条書きにする形です。
では、逆にダメな例も見てみましょう。
タイトル：●●プロジェクトの資料
××株式会社 田中様お世話になっております。●●株式会社 ミヤです。表題にある通り、●●プロジェクトについて資料を送付させて頂きました。添付資料は●●プロジェクトの資料、●●プロジェクトの顧客動向です。ご確認の程どうぞよろしくお願いいたします。
——————————
ミヤ 健治
●●株式会社 第二営業部
〒888-9999 東京都足立区金間3-0-7
TEL：03-0978-7777 FAX：03-7777-3909
——————————
【】、改行、箇条書きをすべて外した形になります。
内容は全く同じなのに、めちゃくちゃ読みづらいです！w
構成は間違っていなくても、表現を疎かにするとこのようになってしまいます。
正解はないが、相手がどうしたら見やすいのかは考えよう
メールの構成、表現には正解はありません。
ただしメール文を作るときに相手がどうしたら見やすいのかを考える必要はあります。
ただ、迷ったときは私の記事を参考にしていただいても大丈夫ですし、メールが上手な人を真似してみてはいかがでしょうか。