【実は簡単】Outlookの容量がいっぱいのときに見直す手順

2021年6月27日

microsoft-outlook
出典:Mircosoft

Outlookの容量がいっぱいになったらメールが受信できなくなるって知ってましたか?

どのメーラーにもそうなのですが、容量制限は付き物です。当然、outlookも例外ではありません。

しかし、設定する箇所は多くありませんし、全く難しくありません。

手が空いた時に対処をすれば、容量制限に困ることはまずないです。

こんな方に読んで頂きたい記事です
  • Outlookを使ってたら「容量がいっぱいです」と警告がきた
  • 全部メールで管理しているので消したくない
  • Outlookの設定が複雑すぎて全く分からない

※2021年4月4日に公開した記事ですが、リライト記事に必要な文言等を追記、その他の部分も修正して2021年6月27日に再度公開しました。

基本:「ファイル」→「ツール」から設定を行う

1つ1つ削除なんてしていたら日が暮れますので、基本的にOutlookの「ツール」から一括で設定します。

ただし、Web版のOutlookには現在この項目はありませんので、注意が必要です。

右上の「ファイル」→「ツール」と書いてある項目が目印です。

「ファイル」→「ツール」

手順1:「メールボックスの整理」で何が重いか確認

「ツール」→「メールボックスの整理」をクリックすると、サイズの確認や一括削除ができます。

「ツール」→「メールボックスの整理」

まず、どのボックスがサイズが大きいのか確認しておきましょう。

「メールボックスのサイズを表示」をクリックすると、少々時間はかかりますが、一覧化できます。

「メールボックスのサイズを表示」をクリック

このあたりがめちゃくちゃ容量食っていることが確認できました。

ですので、一括削除をする前にまずはどのボックスで容量が多いのかチェックしましょう。

手順2:削除済みフォルダーを空する

まずは、溜まっている削除済みメールを消してしまいましょう。

手順1と同じく「ツール」→「削除済みフォルダーを空にする」をクリックするだけです。

削除済フォルダーを空にする

手順3:古いアイテムのクリーンアップをする(一番重要!)

古いメールでも大事なメールは消したくありませんよね。

そこでOutlookのサーバー内からローカルにバックアップを取ることができる機能があります!

それが「古いアイテムのクリーンアップ」。ツールを選択すると3番目にある項目です。

古いアイテムのクリーンアップ

まず、「このフォルダーとすべてのサブフォルダーのアイテムを整理する」にチェックを付けて、手順1で確認した一番容量を食っているフォルダを選択します。

このフォルダーとすべてのサブフォルダーのアイテムを整理する

次にいつまでに受信したメールを移動させたいかを指定します。(大体3か月くらいが妥当です。)

いつまでに受信したメールを移動させたいかを指定

最後に任意のファイル名を指定して、OKをクリックします。

任意のファイル名を指定して、OKをクリック

設定は以上です。PCのスペックによってお時間はかかりますが、こんな感じでバックアップが取れます。

1つ1つ消すなんて効率が悪い!「ツール」で一気に解決!

いかがでしたでしょうか?

1つ1つメールを消していたら、めちゃくちゃ効率が悪いです。

slackやbacklog台頭してきていますが、まだまだOutlookユーザーが多い時代。

ツールという便利機能を使って、メール管理のリソースを少しでも割きましょう。

仕事,働き方

Posted by akimiya