【実は簡単】Outlookの容量がいっぱいのときに見直す手順

2021年4月4日仕事,働き方

Outlookの容量がいっぱいになったらメールが受信できなくなるって知ってましたか？

どのメーラーにもそうなのですが、容量制限は付き物です。当然、outlookも例外ではありません。

しかし、設定する箇所は多くありませんし、全く難しくありません。

手が空いた時に対処をすれば、容量制限に困ることはまずないです。

※2021年4月4日に公開した記事ですが、リライト記事に必要な文言等を追記、その他の部分も修正して2021年6月27日に再度公開しました。

基本:「ファイル」→「ツール」から設定を行う

1つ1つ削除なんてしていたら日が暮れますので、基本的にOutlookの「ツール」から一括で設定します。

ただし、Web版のOutlookには現在この項目はありませんので、注意が必要です。

右上の「ファイル」→「ツール」と書いてある項目が目印です。

手順1:「メールボックスの整理」で何が重いか確認

「ツール」→「メールボックスの整理」をクリックすると、サイズの確認や一括削除ができます。

まず、どのボックスがサイズが大きいのか確認しておきましょう。

「メールボックスのサイズを表示」をクリックすると、少々時間はかかりますが、一覧化できます。

このあたりがめちゃくちゃ容量食っていることが確認できました。

ですので、一括削除をする前にまずはどのボックスで容量が多いのかチェックしましょう。

手順2:削除済みフォルダーを空する

まずは、溜まっている削除済みメールを消してしまいましょう。

手順1と同じく「ツール」→「削除済みフォルダーを空にする」をクリックするだけです。

手順3:古いアイテムのクリーンアップをする(一番重要！)

古いメールでも大事なメールは消したくありませんよね。

そこでOutlookのサーバー内からローカルにバックアップを取ることができる機能があります！

それが「古いアイテムのクリーンアップ」。ツールを選択すると3番目にある項目です。

まず、「このフォルダーとすべてのサブフォルダーのアイテムを整理する」にチェックを付けて、手順1で確認した一番容量を食っているフォルダを選択します。

次にいつまでに受信したメールを移動させたいかを指定します。(大体3か月くらいが妥当です。)

最後に任意のファイル名を指定して、OKをクリックします。

設定は以上です。PCのスペックによってお時間はかかりますが、こんな感じでバックアップが取れます。

1つ1つ消すなんて効率が悪い！「ツール」で一気に解決！

いかがでしたでしょうか？

1つ1つメールを消していたら、めちゃくちゃ効率が悪いです。

slackやbacklog台頭してきていますが、まだまだOutlookユーザーが多い時代。

ツールという便利機能を使って、メール管理のリソースを少しでも割きましょう。